El mundo ha experimentado un cambio profundo como resultado de la pandemia Covid-19 y está claro que ha influido radicalmente en la forma en que trabajamos hasta el día de hoy. Las empresas tenían que reaccionar rápidamente y adaptar todo a la nueva realidad en la que nos encontramos de repente. Durante esos meses fue necesario gestionar de forma remota los equipos de trabajo para mantener una comunicación fluida y eficiente entre ellos.
Estas herramientas ya formaban parte de la rutina laboral habitual, y aprendimos que las videollamadas son un gran aliado empresarial. Parece que cada vez son más las empresas que vuelven al soporte de oficina habitual, aunque muchas siguen confiando en la prevención y la flexibilidad de la oficina en casa para teletrabajar durante su jornada laboral.
A veces, el resultado de las reuniones diarias es caótico e improductivo. Este artículo resume los consejos más importantes para organizar reuniones virtuales con equipos o clientes y hacerlas más efectivas.
¿Cómo tener reuniones de negocios productivas en línea?
Preparación previa
Todavía es común que cuando inicie una videollamada, no pueda escuchar a los otros participantes, ver su foto o ver su pantalla dividida. Si los asistentes están en su equipo, es posible que pueda permitirse perder unos minutos solucionando el problema.No obstante, hay situaciones en las que dichas reuniones son con clientes externos y cada minuto cuenta. Se recomienda verificar la velocidad de Internet antes de realizar la llamada para evitar efectos de demora.
Para evitar las molestias que pueden retrasar o arruinar la presentación, lo ideal es que la persona que lidere la reunión simplifique el proceso para los asistentes de esta herramienta en particular dependiendo de la importancia del meeting o de su finalidad y de la frecuencia con la que se utilice. Uno de los requisitos básicos más importantes es comprobar que el micrófono, los auriculares y la cámara funcionan correctamente. Estos pasos deben verificarse unos minutos antes de que comience la presentación.
Elija la herramienta ideal para su reunión
Las herramientas para organizar videoconferencias corporativas han evolucionado significativamente en los últimos meses. Ahora es obvio que puedes compartir documentos, pantallas, pizarras, desenfocar tu fondo o hacer que parezca que estás en un espacio de coworking. Elegir la plataforma que mejor se adapte a nuestra situación, las necesidades y habilidades de los participantes es fundamental para una reunión fluida.
Presta atención a la apariencia y entorno
Debe recordar que trabajar desde casa o en el hotel no significa que no esté tan bien preparado como en la oficina. La imagen que se perciba a través de la pantalla debe coincidir con lo que desea transmitir en un entorno de trabajo. La ropa también es importante durante una videollamada para demostrar profesionalismo cuando se trabaja de forma remota. La habitación en la que se encuentre trabajando tiene que ser luminosa y silenciosa. Es recomendable mantenerse neutral y no llamar la atención. Durante este tiempo, preste atención a su postura, los comentarios del micrófono o los gestos inapropiados.
Preparar y orientar los puntos clave
Es recomendable que los participantes de la videoconferencia conozcan con anterioridad el propósito, los puntos del día a discutir y los objetivos hacia los que van dirigidos. Hay momentos en los que improvisar no resulta muy buena idea. El moderador de la reunión juega un papel crucial en esto, ya que debe asegurarse de que los discursos no se superpongan o de que el participante que habla haya activado el micrófono correctamente. Es muy importante marcar el inicio y el final de cada punto de las videollamadas después de un cierto período de tiempo para garantizar la eficiencia de la conferencia.
Fomentar la participación
Las reuniones de negocios que no se planifican y moderan adecuadamente no funcionan como reuniones cara a cara. Para evitar que los trabajadores pierdan ese sentido de pertenencia y se conviertan en embajadores de la empresa, los directivos deben intentar motivar a su equipo de trabajo a distancia. En los casos en que la reunión se desarrolle con clientes externos o participantes que no se conocen, es necesario que se tomen unos minutos para presentarse y conocerse. Para generar un ambiente positivo y dinámico también es posible organizar reuniones con mayor informalidad para jugar en equipo o tomar un café virtual. En estos casos es importante que todos tengan la cámara encendida para una interacción efectiva.
Debemos ser conscientes de que la videoconferencia se ha convertido en parte de nuestras vidas y todos debemos aprovecharla. Las reuniones en línea pueden ahorrarles a las empresas mucho tiempo y dinero, aunque se debe prestar especial atención a la conexión a Internet en cada hogar para que sean efectivas. También permiten a sus empleados adaptarse mejor a su vida privada y aumentar su productividad. ¿Implementó en alguna ocasión estos puntos en sus reuniones de trabajo?
